Hướng dẫn làm giấy tờ vận chuyển hàng hóa chính ngạch đầy đủ

Vận chuyển hàng hóa chính ngạch là hình thức xuất nhập khẩu hợp pháp, giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, tận dụng ưu đãi thuế quan, và tránh rủi ro pháp lý. Tuy nhiên, quy trình làm giấy tờ cho vận chuyển chính ngạch có thể gây khó khăn cho nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị mới tham gia vào thị trường xuất nhập khẩu.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn toàn bộ quy trình làm giấy tờ từ A đến Z, bao gồm các loại chứng từ cần thiết, mẫu giấy tờ quan trọng và các lưu ý quan trọng để đảm bảo hàng hóa thông quan suôn sẻ.

1. Quy trình làm giấy tờ vận chuyển hàng hóa chính ngạch

Bước 1: Xác định loại hàng hóa và mã HS Code

Mã HS (Harmonized System Code) là mã số phân loại hàng hóa quốc tế giúp xác định thuế suất nhập khẩu, các quy định kiểm tra chuyên ngành và yêu cầu hải quan.

• Bạn có thể tra cứu mã HS trên hệ thống của Tổng cục Hải quan Việt Nam.
• Việc xác định đúng mã HS giúp tránh tình trạng khai báo sai dẫn đến xử phạt hoặc chậm trễ thông quan.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ hải quan

Bộ hồ sơ hải quan đầy đủ bao gồm:

1. Tờ khai hải quan

   • Được khai trên hệ thống VNACCS/VCIS (hệ thống khai báo điện tử của Hải quan Việt Nam).
   • Doanh nghiệp có thể tự khai hoặc thuê dịch vụ khai thuê hải quan.

2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

   • Chứng minh giá trị lô hàng.
   • Dùng để tính thuế xuất nhập khẩu.

3. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

   • Thể hiện thông tin chi tiết về trọng lượng, kích thước, số lượng kiện hàng.

4. Hợp đồng thương mại (Sales Contract)

   • Làm căn cứ pháp lý khi có tranh chấp xảy ra.

5. Vận đơn (Bill of Lading – B/L) hoặc vận đơn đường bộ (CMR – nếu đi đường bộ)

   • Đối với hàng đường biển: Bill of Lading (B/L)
   • Đối với hàng đường bộ: Giấy chứng nhận vận tải đường bộ (CMR)

6. Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)

   • Giúp hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu theo hiệp định thương mại (ví dụ: ATIGA, EVFTA…).

7. Giấy phép nhập khẩu chuyên ngành (nếu có)

   • Áp dụng cho hàng hóa đặc thù như thực phẩm, hóa chất, mỹ phẩm, thuốc, thiết bị y tế

Bước 3: Nộp tờ khai hải quan và hoàn tất nghĩa vụ thuế

Sau khi chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, doanh nghiệp nộp tờ khai hải quan điện tử và thực hiện nghĩa vụ thuế.

Bước 3.1: Nộp tờ khai hải quan

• Tờ khai sau khi nộp sẽ được phân vào ba luồng kiểm tra:
  • Luồng xanh: Thông quan ngay.
  • Luồng vàng: Hải quan kiểm tra hồ sơ.
  • Luồng đỏ: Hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa.

Bước 3.2: Đóng thuế xuất nhập khẩu

• Các loại thuế cần đóng bao gồm:
  • Thuế nhập khẩu (theo biểu thuế suất của từng mặt hàng).
  • Thuế VAT (10% hoặc theo quy định).
  • Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có).

Bước 4: Kiểm tra và thông quan hàng hóa

Kiểm tra hồ sơ và hàng hóa

• Nếu tờ khai vào luồng xanh, hàng hóa được thông quan ngay.
• Nếu vào luồng vàng hoặc đỏ, doanh nghiệp cần phối hợp với hải quan để xuất trình giấy tờ, kiểm tra hàng thực tế.

Lấy hàng tại cảng hoặc cửa khẩu

• Sau khi thông quan, doanh nghiệp tiến hành lấy hàng và vận chuyển về kho hoặc giao cho đối tác.

2. Các lưu ý quan trọng khi làm giấy tờ vận chuyển chính ngạch

✔ Luôn kiểm tra kỹ giấy tờ trước khi nộp, một sai sót nhỏ có thể khiến lô hàng bị trì hoãn.

✔ Nắm rõ quy định hải quan từng thời điểm, chính sách hải quan có thể thay đổi, hãy cập nhật thường xuyên để tránh bị phạt.

✔ Hợp tác với đơn vị logistics chuyên nghiệp. Đơn vị vận chuyển uy tín giúp giảm thiểu rủi ro, tối ưu thời gian thông quan.

3. Lời kết

Việc làm giấy tờ vận chuyển hàng hóa chính ngạch không quá phức tạp nếu bạn nắm vững quy trình và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết. Để đảm bảo thông quan nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và hạn chế rủi ro, hãy làm việc với đơn vị logistics uy tín như Vietsun Logistics.

Vietsun Logistics cung cấp dịch vụ vận chuyển chính ngạch chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình xuất nhập khẩu, tư vấn khai báo hải quan, hỗ trợ làm giấy tờ đầy đủ.

Xem thêm: Những thay đổi quan trọng trong quy định vận chuyển hàng hóa qua biên giới Việt Nam – Campuchia năm 2025